Qual a melhor ferramenta para organizar as tarefas diárias?

Por Lígia Braga || Coordenadora de Marketing no IGTI

Enviar emails para fornecedores sobre X, acompanhar a produção de Y, médico às 13h, criar o relatório sobre Z, reunião às 16h, início das inscrições para o evento W e lista de compras. Esse pode ser um dia normal (ou um bem vazio) para várias pessoas. Mas como cada um deixa claro e organiza essas informações muda de pessoa para pessoa. Pensando nisso, separei algumas ferramentas e métodos que podem ser interessantes para controlar esse cronograma diário e todas as tarefas e processos envolvidos:

Agenda de papel: Clássica. Boa para anotar compromissos com data e horário definidos, lembretes e prazos. E não precisa de conexão 4G para funcionar perfeitamente.

Bullet Journal: criada pelo designer americano Ryder Carrol, essa metodologia envolve a criação de um "inventário mental" e tem o apelo de anotar sem a necessidade de seguir todos os dias e pode ser iniciado a qualquer momento em um caderno comum (mas grande parte dos usuário prefere o caderno quadriculado ou pontilhado). A ideia é inserir as informações e ícones para facilitar a representação gráfica, além de um índice na primeira página para facilitar as buscas. Originalmente, foi criado para planejar, organizar ou registrar.

Planner: Os planejadores são uma mistura entre cadernos e agendas, criando planos de ação e controle para suas ações. Possuem um alinhamento entre visão diária, semanal e mensal, geralmente contém divisão de tarefas, controle de hábitos e finanças. A ideia é que suas anotações apoiem o alcance de metas, mais do que organizem sua rotina - papel da agenda (Post com vários downloads gratuitos para imprimir um planner)

Google Agenda: Além de aceitar a criação de compromissos e tarefas pelo usuário e seu compartilhamento, conecta seu email ao serviço de agenda. Ou seja, você recebe a confirmação da reserva de um vôo ou hotel, por exemplo, e ele já adiciona à agenda e inclui nas suas preferências do Google Now dos celulares Android, apontando o melhor horário de saída de acordo com o trânsito e sugestões para o local, como previsão do tempo e restaurante.

Post-it: Pode ser para uma tarefa imediata ou as tradicionais colunas de "a fazer, fazendo e feito". Papeis amarelos são divertidos, lúdicos, ótimos, móveis e pequenos, perfeitos para palavras-chave e lembranças rápidas.

Ferramentas de controle de processos e projetos: Muitas pessoas transportam aplicativos como Trello, Pipefy, Runrun.it e Artia do mundo profissional para o pessoal. Tarefas, atividades, listas, apontamento de horas e uploads de documentos são algumas das milhares de funcionalidades dos aplicativos.

Ferramentas para notas: Os bloquinhos de papel digitais, como Evernote e Google Keep, compartilham as informações em diversas plataformas e podem ser uma boa maneira de manter tudo alinhado entre seus dispositivos móveis e computador, por exemplo. Atualização fácil e ágil, bem intuitivos e com diversas funcionalidades que podem agradar, como notificações.

E cada um sabe bem como cada um cabe em sua realidade, quais os pontos positivos e negativos, então não acho certo afirmar categoricamente que os post-its não dão certo pois tenho dificuldade de organizá-los após a conclusão das tarefas. Isso é individual. Minha mãe é meu maior exemplo em agendas de papel, a vida inteira, super organizada, nunca perdeu uma data. Eu consigo perder agendas todos os anos e elas viram "cadernos com datas erradas" bem rápido. Uma amiga está conseguindo com o Bullet Journal superar o déficit de atenção e deixar sua vida clara, assim como conheço pessoas que se dão super bem apenas com o Trello controlando suas rotinas.

Minha meta em 2017 é ter o mínimo de coisas espalhadas: a ideia é centralizar o máximo de informações e possibilidades em cada espaço. Escolhi fazer a minha lista de tarefas diárias - aplicando algumas ideias de bullet journal - em um caderno que me acompanha o tempo todo e incluo afazeres pessoais e profissionais, as demandas mais longas e programáveis estão no planner que fica em casa e a agenda mais completa, datas bem futuras, médicos, eventos compartilhados e tudo que preciso de notificações com antecedência, no querido Google Agenda de sempre. Eliminei post-it, Evernote, mil cadernos soltos pela vida, Keep... Prefiro saber que está tudo junto na minha to-do list/BuJo e que posso consultar o que aconteceu ou foi adiado naquele dia, controlando bem as minhas tarefas.

E você? Como controla suas atividades?

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